セミナーや講演会を開催するときに

 

 

時間通りに進めれらなかった

 

経験はありませんか？

 

 

 

または

 

 

 

最後の方に時間がなくなってしまう……

 

 

なんてこともあるのがセミナーです。

 

 

 

今回は、そのような事態を防ぐために

 

時間内におさめるための

 

進行のコツをお伝えします。

 

 

 

• セミナーの全体像を把握せよ！

 

まずは、セミナー参加者が

 

会場に到着するところから

 

 

帰るまでを想定して

 

進行を考えていきます。

 

 

 

主な流れ

 

参加者の到着

受付

着席

主催者からの挨拶や注意事項

セミナー本編

終わりの挨拶

アンケート等の記入と回収

参加者の退室

 

 

 

というように流れを確認して

 

 

それぞれにかかる時間を

 

想定しておきます。

 

 

 

セミナーの規模にもよりますが

 

人数が多くなればなるほど

 

 

大幅にスケジュールが

 

ずれることがあるので

 

 

スタッフがいる場合は入念に

 

打ち合わせをしておきましょう。

 

 

 

• 事前に決めておくべきこと

 

セミナーの全体像を把握したら

 

セミナールームを

 

借りる時間を確認します。

 

 

 

たとえば、２時間のセミナーであれば

 

前後３０分ずつの

 

計１時間を余分に予約したり

 

 

前後１時間ずつ余裕を

 

持たせるのもいいでしょう。

 

 

 

それが決まったら、受付開始時刻や

 

役割分担を決めておきます。

 

 

 

セミナーの規模や

 

スタッフの人数に合わせて

 

 

席に誘導する係や

 

アンケートを回収する係など

 

 

明確に役割を決めておくことで

 

スムーズな進行ができます。

 

 

 

• すべて１人で担当するときの注意点

 

セミナーの講師が受付から

 

最後の挨拶までをする場合もあります。

 

 

 

その場合は、できるだけ工程を

 

減らすのがポイントです。

 

 

 

【減らす工程】

 

・受付での受講料の徴収

→　事前に口座振り込みにする

 

・領収書の発行

→　名前だけを入れれば良い状態にしておく

 

・資料の配布

→　事前に席にセットしておく

 

・アンケートや筆記具の回収

→　参加者が退室後に回収する

 

 

このように、工程を減らすことで

 

スムーズに進行ができ

 

 

講師としても余裕を持った

 

振る舞いができます。

 

 

 

• 「参加者がそろわなくて始められない！」ということがないように

 

参加者の到着が遅れて

 

セミナーが始められないというのも

 

 

時間内に終わらない大きな要因です。

 

 

 

特に、場所がわからなくて

 

遅れてしまう人は多いもの……。

 

 

 

ですから、事前にメールで

 

連絡しておくことが大事です。

 

 

 

地図のURLを伝えるだけでなく

 

 

近くにある目印や駅の

 

○番出口を左というように

 

 

わかりやすく行き方を解説すれば

 

遅刻防止につながります。

 

 

 

• 最後に気を付けるべき点

 

たとえ開始が遅れても

 

終了時刻を守るのが鉄則です。

 

 

 

その後に予定を入れている人もいるので

 

 

終了時刻が遅くなってしまう場合は

 

先に伝えておきましょう。

 

 

 

予想外のアクシデントが

 

起きてしまうのは仕方のないことです。

 

 

 

そんなときも、できるだけ

 

スムーズに進行できるように

 

 

事前にシミュレーションを

 

しておくと安心です。