取引先との会議やプレゼンテーションなどでは
スムーズな進行が好印象を与えます。
反対に、資料などに不備があったり
進行が滞ってしまうようなら
内容が良くても信用を失ってしまうことも……。
今回は、取引先との会議を
スムーズに進めるために
準備で気を付けるべき点についてお伝えします。
- 資料の準備は念入りに
資料を準備する場合は
抜けているページが
ないかどうかをチェックします。
両面印刷の場合は
裏面が印刷されているかどうかも
忘れずにチェックしてください。
また、資料を揃える際に内容を確認すれば
同時に内容の最終チェックもできます。
資料の部数は余分に準備をしておけば
汚れやページの抜けがあったときの交換や
人数の変更があったときなどに対応できます。
- ホワイトボードは美しく
会議でホワイトボードを使う場合は
事前に濡れたふきんで拭いておきます。
ペンのインクが切れてしまうことがあるので
実際に書いて確認しておくのも
大事なポイントです。
貸し会議室では新しいペンが
ストックされていますが
念のために準備しておくのもいいでしょう。
筆記用具を準備する場合も同様で
インク切れがないかどうか確認しておきます。
- パソコンの中身を整理しておく
スクリーンに資料を映して
プレゼンテーションをする場合は
パソコンの中身を整理しておくことが肝心です。
必要な資料だけを使うはずが
間違って他のファイルを開いてしまうことも
ないとは限りません。
特に、原価や
取引先の競合の情報などの取り扱いには
十分に注意しましょう。
それから、情報の内容に関わらず
流出する可能性があるという印象を与えると
取引先の信用を失ってしまいます。
会議で使用するパソコンには
資料のみを入れておくというように
情報の管理は徹底しましょう。
- 席次表を作成する
取引先との会議では
顧客を上座に案内するのがマナーです。
出入り口から最も近い席が下座なので
その付近に顧客が座った場合は
席の移動をうながして上座に案内します。
席順を間違えないためにためにも
席次表を作っておくといいですね。
誰がどの席に座っているのか確認しておけば
議事録を作成する際にも
誰の発言なのか認識しやすいので便利です。
また、会議に参加する人数が多い場合は
名札を席に準備しておいて
先に席を決めておくのもいいでしょう。
いかがでしたか?
取引先との会議では
おもてなしの精神で迎えることが
会議をスムーズに進める秘訣でもあります。
社内での連携がとれるように
よりスムーズに進めるための工夫について
話し合うのもおすすめです。
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