長時間に渡る会議が終わったのはいいけれど

 

 

会議で決まったことを忘れてしまった……。

 

 

そんな経験はありませんか？

 

 

 

そういったことがないように

 

会議で決まった内容を

記録しておくのが議事録です。

 

 

今回は、議事録のおさえておくべきポイントと

 

会議がスムーズに進む

議事録の取り方をお伝えします！

 

 

 

• 一般的な議事録の書き方

 

議事録を作成することにより

 

会議の出席者に内容を

再通知できるだけでなく

 

欠席した人にも内容を

周知することができます。

 

 

ですから、議事録は

誰が見てもわかりやすいことが求められます。

 

一般的に議事録に

記載すべき内容はこちらです。

 

 

≪議事録に記載する内容≫

 

・会議の名称

・会議の日時／場所（開始時刻、終了時刻）

・出席者の名前

・話し合った内容

・議事録作成日と作成者の氏名

 

 

話し合うテーマが複数あった場合は

会議をした順番に記載します。

 

 

 

• わかりやすい内容の記述法

 

話し合った内容を記録するときは

以下のポイントを押さえておくといいでしょう。

 

・誰が（担当者名）

・いつまでに（期日）

・どのようにして（方法）

・何をするのか（内容）

・それをする理由（目的）

 

 

これらを明確にしておくことにより

ミスやモレを防ぐ効果があります。

 

 

さらに、決定事項と

次回に持ち越しになった内容を

 

わかりやすく記載しておくことも重要です。

 

 

また、欠席者が担当する業務があるときや

質問への回答が必要な場合は

 

議事録を見せるだけでなく

 

理解できたかどうか

確認した方がいいですね。

 

 

• 議事録のフォーマットを作る

 

会議をスムーズに進めるためには

 

議事録のフォーマットを

決めておくといいでしょう。

 

 

作成する人によって書き方が違うと

 

理解するのに

時間がかかることがあるからです。

 

 

まずは、フォーマットのたたき台を作成して

 

意見を出し合って

ベストな形式を作るといいですね。

 

 

 

• 事前に議事録を作成しておく

 

会議の前の段階で

話し合う内容や担当者など

 

ある程度のことが

決まっている場合があります。

 

 

そんなときは

 

すでにわかっている項目を

議事録に記載して

 

出席者で情報を共有しておくといいでしょう。

 

 

もちろん、会議の中で

その内容が変わることもありますが

 

会議の目的や決めるべきことを

全員が把握していれば

 

会議がスムーズに進みます。

 

 

 

• 完成した議事録の保存場所

 

会議ごとに議事録を作成し

社内または部署内の人が

 

いつでも確認できる場所に保存しておきます。

 

 

社内で情報を共有しておけば

トラブルが起こったときに迅速に対応できたり

 

仕事の進捗状況を

確認することができるからです。

 

 

よりスムーズでミスのない仕事ができるように

 

議事録を最大限に活用しましょう。