貸し会議室を使用するときは

できるだけコストを抑えたいものですよね。

 

 

「予算内に収まると思っていたら

意外に高くなってしまった！」

 

ということがないように

 

コストを抑えるポイントをお伝えします。

 

 

 

• 備品のレンタル代を見直す

 

貸し会議室を使う用途にもよりますが

プロジェクターやスクリーン

 

音響設備などの備品をレンタルする場合は

 

それぞれのレンタル代金が発生します。

 

 

それらのレンタル料は一式の場合もあれ

使用時間で計算する場合もあるので

 

レンタル時は合計金額を確認しておきましょう。

 

 

また、自社で持ち込みをする場合は

コストを抑えられます。

 

 

プロジェクターなどは下見の際に

 

パソコンを持っていって

試しにつないでみるのもいいですね。

 

 

設置に時間がかかる場合は

 

会議室の使用料を

余分にとっておく必要があるので

 

レンタルした方が安いという

可能性もあるので注意を。

 

 

また、プロジェクターやスクリーンを

レンタルする場合

 

施設側で設置することもありますが

 

自分達で設置しなければならないこともあるので

申込みの際に必ず確認しておきましょう。

 

 

 

• 割引制度を使用する

 

早めの申し込みや定期的な利用で

割引が可能な貸し会議室もあります。

 

 

使用する時間帯によって使用料が違う場合や

 

会員になるとポイントが貯まる

貸し会議室もあるため

 

頻繁に貸し会議室を使用する場合は

会員になっておくのもいいでしょう。

 

 

同じく、メルマガや

無料会員登録などでお得な情報が

 

配信されることもあるので要チェックです。

 

 

また、コワーキングスペースに併設されている

貸し会議室やレンタルスペースは

 

どちらも利用することで割引が適応されることも！

 

 

コワーキングスペースをドロップインで利用して

 

会議の前にコワーキングスペースで

 

打ち合わせをしたり

資料を作成するというように

 

１ヶ所で会議などの準備ができるのも

大きなメリットです。

 

 

 

• 人数とスペースを見直す

 

貸し会議室は収容人数によって

大きさと料金がわかれています。

 

 

人数が少ない場合や

当初の予定から減ったときなどは

 

小さめのスペースに変更すれば

コストを抑えられます。

 

 

貸し会議室をリストアップする際に

会議室の数と収容人数を確認しておきましょう。

 

 

また、会場に行くまでに

かかる交通費も経費であるため

 

そこまでにかかる金額と時間も

会場の使用料とあわせて

 

計算することも大切です。

 

 

 

いかがでしたか？

 

 

使用料を抑えるポイントについてお伝えしました。

 

 

これらは、貸し会議室を予約する段階で

確認しておいた方がいいですね。

 

 

１時間あたりの使用料だけでなく

 

トータルでかかる費用を考えれば

大幅にコストを削減できるかもしれません。