長時間に及ぶ会議や報告会などでは
ランチタイムにお弁当をとることがあります。
別の会場に移動すると気分転換ができますが
同じ会場の場合は
会議の延長になってしまうことも……。
今回は午後の会議を活性化させるための
ランチタイムのとり方をお伝えします。
- ランチタイムは決まった時間にとる
午前の会議が
ランチタイムにずれこんでしまうのは
会議ではよくあることです。
しかし
ランチタイムは時間厳守にした方が
午後からの会議が活性化します。
おなかがすいて集中力が切れてきたときに
午前中の会議のまとめをしても
大事なことを決められませんよね?
それに
昼食時に職場や顧客に
電話をしようと思っていた人も
会議の時間が延びると
そわそわしてしまいます。
ですから
ランチタイムの時刻はきちんと決めておいて
その時刻にお弁当が到着するように
手配しておくといいですね。
- 全員でお弁当の準備をする
会議でお弁当を食べるときは
参加者全員で準備をするのがおすすめです。
会議の相手が顧客の場合などは難しいですが
可能であれば役割を分担するといいでしょう。
会議では発言する人が決まっていたり
受け身になる人も多いものです。
ランチタイムに共同作業をすることで
会議に参加しているという意識が生まれ
午後からは発言が多くなる……
という期待もできます。
- お弁当を食べながらフリートークをする
一緒に食事をすることで緊張がほぐれて
なごやかな雰囲気になるといわれています。
せっかくなごんできたのに
会議の続きをするのはNG。
たとえば、趣味や休日の過ごし方などの
その人のことがよくわかるように
トークのお題を決めておくのがおすすめです。
- 温かい飲み物を準備する
お弁当が冷たい場合は
温かい飲み物を準備するといいでしょう。
お茶や食後のコーヒーを用意したり
インスタント味噌汁をつけるのもいいですね。
参加者のことを考えてひと手間加えることで
会議に対する姿勢も変わるものです。
- 時間に余裕を持たせる
あわただしく
午後の会議に突入するのではなく
十分な余裕を持ってランチタイムを終えます。
お弁当の片づけをした後は
テーブルを拭いたり
部屋の空気の入れ替えをして
新たな気持ちで
午後の会議ができるように準備します。
午前中の会議のまとめをしたり
午後の内容の予習をするなど
ゆとりを持ったスケジュールにしておけば
午後の会議のスタートもスムーズです。
いかがでしたか?
長い会議はどうしても
中だるみしてしまうものです。
ランチタイムを午後の会議が
盛り上がるスパイスにして
有意義な会議にしましょう。