長時間に渡る会議が終わったのはいいけれど
会議で決まったことを忘れてしまった……。
そんな経験はありませんか？
そういったことがないように
会議で決まった内容を
記録しておくのが議事録です。
今回は、議事録のおさえておくべきポイントと
会議がスムーズに進む
議事録の取り方をお伝えします！
- 一般的な議事録の書き方
議事録を作成することにより
会議の出席者に内容を
再通知できるだけでなく
欠席した人にも内容を
周知することができます。
ですから、議事録は
誰が見てもわかりやすいことが求められます。
一般的に議事録に
記載すべき内容はこちらです。
≪議事録に記載する内容≫
・会議の名称
・会議の日時／場所（開始時刻、終了時刻）
・出席者の名前
・話し合った内容
・議事録作成日と作成者の氏名
話し合うテーマが複数あった場合は
会議をした順番に記載します。
- わかりやすい内容の記述法
話し合った内容を記録するときは
以下のポイントを押さえておくといいでしょう。
・誰が（担当者名）
・いつまでに（期日）
・どのようにして（方法）
・何をするのか（内容）
・それをする理由（目的）
これらを明確にしておくことにより
ミスやモレを防ぐ効果があります。
さらに、決定事項と
次回に持ち越しになった内容を
わかりやすく記載しておくことも重要です。
また、欠席者が担当する業務があるときや
質問への回答が必要な場合は
議事録を見せるだけでなく
理解できたかどうか
確認した方がいいですね。
- 議事録のフォーマットを作る
会議をスムーズに進めるためには
議事録のフォーマットを
決めておくといいでしょう。
作成する人によって書き方が違うと
理解するのに
時間がかかることがあるからです。
まずは、フォーマットのたたき台を作成して
意見を出し合って
ベストな形式を作るといいですね。
- 事前に議事録を作成しておく
会議の前の段階で
話し合う内容や担当者など
ある程度のことが
決まっている場合があります。
そんなときは
すでにわかっている項目を
議事録に記載して
出席者で情報を共有しておくといいでしょう。
もちろん、会議の中で
その内容が変わることもありますが
会議の目的や決めるべきことを
全員が把握していれば
会議がスムーズに進みます。
- 完成した議事録の保存場所
会議ごとに議事録を作成し
社内または部署内の人が
いつでも確認できる場所に保存しておきます。
社内で情報を共有しておけば
トラブルが起こったときに迅速に対応できたり
仕事の進捗状況を
確認することができるからです。
よりスムーズでミスのない仕事ができるように
議事録を最大限に活用しましょう。