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貸し会議室を予約するときにチェックしておきたい4つのこと

Posted by tsp on 2015年8月16日
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貸し会議室やセミナールームなどを

 

使用するときに

 

 

「こんなはずじゃなかった!」

 

と後悔したり

 

 

トラブルが起こったりしないように

 

 

予約の段階で確認しておいた方が

 

いいことがあります。

 

 

 

今回は、予約時にチェックすべき

 

4つの項目についてお伝えします。

 

 

 

  • 利用時間について

 

予約をするときは使用したい

 

日程と時間帯を伝えますが

 

 

利用時間が長引いてしまったり

 

準備が必要な場合がありますよね?

 

 

 

その場合、施設によって規定があるので

 

事前に確認しておきましょう。

 

 

 

たとえば、予約した時間帯の前後

 

15分は入退室OKという施設もあれば

 

 

予約した時間帯内で準備から

 

退出までを行う施設もあります。

 

 

 

規定を守らなければペナルティー

 

ある場合もあるので注意を。

 

 

 

予約の際に確認をしておけば

 

1時間余分に会議室を借りるなどの

 

対策をとることができます。

 

 

 

  • 申し込みの完了について

 

申し込みの方法は

 

施設によってさまざまです。

 

 

 

メールで申し込んで当日に現金で

 

支払うところもあれば

 

 

事前に書類の提出や振り込みが

 

必要なところもあります。

 

 

 

申し込んだつもりだったのに

 

 

当日になって会議室が

 

予約できていなかった!

 

 

という事態にならないように

 

しっかりと確認しておきましょう。

 

 

 

また、電話で申し込みをする場合は

 

日程と時間帯などの

 

間違いが生じることもあります。

 

 

 

必ず手元にスケジュール帳を置き

 

日程と時間帯を

 

復唱して確認しましょう。

 

 

 

予約担当者の名前を

 

控えておくのも忘れずに。

 

 

 

  • キャンセル料について

 

事前に確認しておきたいのが

 

キャンセル料です。

 

 

 

金額や発生日は施設によって

 

規定がさまざまです。

 

 

 

会議やセミナー自体が

 

開けない可能性がある場合は

 

 

キャンセル料が発生する前に

 

開催の判断をするのが賢明です。

 

 

 

たとえば

 

 

予約の2日前以降から

 

料金が発生する場合は

 

 

その前日に開催かキャンセルかを

 

判断するというように

 

 

決めておくといいでしょう。

 

 

 

また、キャンセル料を

 

支払う場合の規定も

 

 

確認しておかなければなりません。

 

 

 

振込期限や方法などを確認して

 

払い忘れがないようにしましょう。

 

 

 

  • 備品や広さを確認しておく

 

貸し会議室やセミナールームで

 

借りられる備品や

 

 

搬入が可能な物について

 

確認しておきましょう。

 

 

 

広さや収容人数の目安は

 

ホームページなどで確認できますが

 

 

心配なときは現地に足を運んで

 

実際にチェックした方が安心です。

 

 

 

その際にチェックしておきたいのは……

 

 

  • 広さ
  • 清潔感(壁紙が剥がれていないかどうかなど)
  • 掃除がゆきとどいているか
  • 備品のチェック(古い、壊れていないかなど)

 

 

 

レンタルの備品に関しては

 

 

最新の物が揃っている

 

というわけではありません。

 

 

 

「自分で準備した方がよかった……」

 

とならないように

 

 

事前にチェックしておきましょう。

 

 

 

反対に、プロジェクターや

 

音響に凝っていたり

 

 

最新機器の貸し出しを

 

目玉にしているところもあるので

 

 

必要に応じて場所を選ぶといいですね!

 

 

 

トラブルが起きないようにするためにも

 

気になることがあれば

 

予約の段階で確認をしておきましょう。