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取引先との会議をスムーズに進める4つの準備

Posted by tsp on 2016年1月26日
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取引先との会議やプレゼンテーションなどでは

スムーズな進行が好印象を与えます。

 

 

反対に、資料などに不備があったり

 

進行が滞ってしまうようなら

 

内容が良くても信用を失ってしまうことも……。

 

 

今回は、取引先との会議を

スムーズに進めるために

 

準備で気を付けるべき点についてお伝えします。

 

 

 

  • 資料の準備は念入りに

 

資料を準備する場合は

 

抜けているページ

ないかどうかをチェックします。

 

 

両面印刷の場合は

裏面が印刷されているかどうかも

 

忘れずにチェックしてください。

 

 

また、資料を揃える際に内容を確認すれば

 

同時に内容の最終チェックもできます。

 

 

資料の部数は余分に準備をしておけば

汚れやページの抜けがあったときの交換や

 

人数の変更があったときなどに対応できます。

 

 

 

  • ホワイトボードは美しく

 

会議でホワイトボードを使う場合は

事前に濡れたふきんで拭いておきます。

 

 

ペンのインクが切れてしまうことがあるので

 

実際に書いて確認しておくのも

大事なポイントです。

 

 

貸し会議室では新しいペンが

ストックされていますが

 

念のために準備しておくのもいいでしょう。

 

 

筆記用具を準備する場合も同様で

インク切れがないかどうか確認しておきます。

 

 

 

  • パソコンの中身を整理しておく

 

スクリーンに資料を映して

プレゼンテーションをする場合は

 

パソコンの中身を整理しておくことが肝心です。

 

 

必要な資料だけを使うはずが

 

間違って他のファイルを開いてしまうことも

ないとは限りません。

 

 

特に、原価や

取引先の競合の情報などの取り扱いには

 

十分に注意しましょう。

 

 

それから、情報の内容に関わらず

流出する可能性があるという印象を与えると

 

取引先の信用を失ってしまいます。

 

 

会議で使用するパソコンには

資料のみを入れておくというように

 

情報の管理は徹底しましょう。

 

 

 

  • 席次表を作成する

 

取引先との会議では

顧客を上座に案内するのがマナーです。

 

 

出入り口から最も近い席が下座なので

その付近に顧客が座った場合は

 

席の移動をうながして上座に案内します。

 

 

席順を間違えないためにためにも

席次表を作っておくといいですね。

 

 

誰がどの席に座っているのか確認しておけば

 

議事録を作成する際にも

誰の発言なのか認識しやすいので便利です。

 

 

また、会議に参加する人数が多い場合は

 

名札を席に準備しておいて

先に席を決めておくのもいいでしょう。

 

 

いかがでしたか?

 

取引先との会議では

おもてなしの精神で迎えることが

 

会議をスムーズに進める秘訣でもあります。

 

 

社内での連携がとれるように

 

よりスムーズに進めるための工夫について

話し合うのもおすすめです。