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ドタキャンを防ぐリマインドメールの送り方

Posted by tsp on 2015年9月15日
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貸し会議室やセミナールームで

 

セミナーや会議、商談、

セッションなどを行う場合

 

相手が約束を忘れていて来なかった……

 

という経験はありませんか?

 

 

そういったドタキャンや日時の行き違い

 

または、道に迷ってしまうといった

事態を防ぐためには

 

リマインドメールが役立ちます。

 

 

今回は、トラブルを未然に防ぐための

リマインドメールの送り方をお伝えします!

 

 

 

◆ リマインドメールの役割

 

リマインドとは「思い出させる」

という意味です。

 

 

会議のアポイントをとったときや

セミナーの申し込み完了時などに

 

メールは送っているものの

 

そのメールが他のメールに埋もれてしまったり

約束自体を忘れてしまうこともあります。

 

 

ですから、その約束を思い出してもらうことで

ドタキャンや日時の間違いなどを防げます。

 

 

また、会議やセミナーの会場までの

行き方を確認したいのに

 

申し込み完了時のメールを探すのが面倒!

 

というときにもリマインドメールが役立ちます。

 

 

 

◆ リマインドメールに必要な項目

 

リマインドメールを送るときに必要な項目例

  • 日時
  • 会場の名称
  • 住所/階
  • 会議室やセミナールーム名
  • 地図のURL
  • 最寄駅からの行き方/駅の出口の番号を明記
  • 主催者/セミナー名
  • 参加費
  • 持ち物
  • 主催者の連絡先(携帯電話、メール)

 

上記の内容を簡潔に伝えることが肝心です。

 

 

特に気を付けたいのが日時の間違いです。

 

 

曜日や時間帯などに間違いがないか

リマインドメールを送る前に確認しましょう。

 

 

そして、会場までの行き方も

できるだけ詳しく伝えるのがポイントです。

 

 

使いなれた地図アプリに

住所を入力することもあるので

住所や建物の名称を書くのも忘れずに。

 

最寄駅の出口番号を書いておけば

道に迷って遅れるのを防ぐ効果もあります。

 

 

 

◆ リマインドメールを送るタイミング

 

Facebookのリマインド機能では

当日やイベント開始の1時間前に

お知らせが届きますが

 

リマインドメールは2~3日前に

送るのが良いでしょう。

 

 

セミナー参加者の

パソコンのメールアドレスに送る場合は

 

先方が約束の直前に

パソコンを開かない恐れがあります。

 

 

その場合は、リマインドメールは

3日前までに送り

 

急な変更などがある場合は

電話で伝えるのが確実です。

 

 

何度も会議をしている会場であっても

駅からの行き方を忘れてしまうこともあるので

 

その都度、

リマインドメールを送るのが親切でしょう。

 

 

 

◆ ドタキャンを防ぐ魔法の言葉

 

できればドタキャンや

急な変更は避けたいものです。

 

 

そんなとき、リマインドメールの最後に

 

「○○さんにお会いできるのを

楽しみにしています」

 

というひと言を添えましょう。

 

 

相手が楽しみにしているとわかれば

約束を簡単に破れないという心理が働きます。

 

 

いかがでしたか?

 

 

急な変更があるのは仕方のないことですが

スムーズに対応するためにも

リマインドメールを試してみてくださいね!