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はじめての貸し会議室 ~会議室利用の基本の流れ~

Posted by tsp on 2015年8月9日
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はじめて貸し会議室を借りるときや

 

今までとは違う場所を借りるときは

 

勝手がわからないものです。

 

 

 

今回は、スムーズに

 

会議やセミナーを進行するための

 

基本の流れをお伝えします。

 

 

 

  • 貸し会議室を検索する

 

まずは、目的に合った会議室やセミナールームを

 

検索して何ヵ所かピックアップしておきます。

 

 

 

第1希望の予約がとれなかったときのためにも

 

第5希望くらいまで挙げておくのがおすすめです。

 

 

 

  • 貸し会議室を予約する

 

電話またはメールで会議室の予約をします。

 

 

方法は会場によって異なるので

 

まずはホームページで確認しましょう。

 

 

 

空きを確認したら、

 

予約をするかどうかを決めます。

 

 

 

電話で予約が完了する会場もあれば

 

事前振込が必要な会場もあるので

 

予約方法を確認しておくのも忘れずに。

 

 

 

  • 詳細を確認する

 

貸し会議室やセミナールームの広さや備品など

 

細かい点を確認します。

 

 

 

疑問があれば予約の時点で

 

確認しておくといいでしょう。

 

 

 

たとえば

 

 

  • レンタルできる備品と金額
  • 会議室に入れる時刻と退出完了時刻(例:予約時間の前後15分など)
  • 予約のキャンセルについて
  • 土足厳禁の場合はスリッパの貸し出しがあるかどうか

 

 

などを確認しておくといいですね。

 

 

 

  • 会場の設置

 

会議やセミナーをする場合は、

 

会場の設置が必要です。

 

 

 

顧客や受講生が来る前に

 

会場を整えておきます。

 

 

 

机や椅子を移動させる場合は

 

最初の状態を

 

携帯電話のカメラで撮っておけば

 

片付けるときにスムーズです。

 

 

 

レジュメやペンなどが必要な場合は

 

各席にセットをしておきます。

 

 

 

また、受付が必要なときはその分の机と椅子、

 

スペースがあるかどうかを

 

事前に確認しておくといいでしょう。

 

 

 

  • 片付けをする

 

会議やセミナーが終わったら片付けをします。

 

借りている時間内に元の状態に戻して退出する

 

というのがマナーです。

 

 

 

片付けにかかる時間を逆算して

 

計画を立てるのがコツです。

 

 

 

会議が長引きそうなときや

 

セミナーの後で受講生に

 

ゆっくりと過ごしてもらいたいときは

 

 

1時間ほど余分にスペースを借りておくなど

 

途中で終わることのないようにしましょう。

 

 

 

  • 退出する

 

片付けがすべて終わったら鍵をかけて

 

鍵を事務局などに返します。

 

 

 

そのとき、気付いたことがあれば

 

お礼の言葉とともに伝えるといいでしょう。

 

 

 

たとえば

 

 

ホワイトボードのペンの

 

インクが減ってきていたり

 

 

 

机がガタガタと揺れるなど

 

 

「会議やセミナーを中止するほどの

支障はないけれど

伝えておいた方が良いこと」

 

は伝えてOK。

 

 

 

会議室を貸してくれる側のスタッフとも

 

コミュニケーションをとることで

 

その後も良い関係を築いていくことができます。

 

 

 

これらが会議室を利用するときの

 

基本の流れです。

 

 

 

貸し会議室を利用するときに

 

参考にしていただけるとうれしいです。